Vaya por delante: Esta firma, mediante esta entrada, se ratificará en la misma declaración de intenciones que la expresada en la entrada HERMANDADES y LOPD I – Adecuación.

Desde la perspectiva de la LOPD, en el entorno de las Hermandades, Perkins Human Media piensa que no se produce una implantación efectiva de este sistema sino se ha conseguido una verdadera adecuación –Como acción de proporcionar, acomodar, apropiar algo a otra cosa-. De no ser así, todo esfuerzo es banal.

¿Por qué ocurre ésto? En la medida de la mayor o menor interacción entre laicidad y confesionalidad; este binomio genera por su propia naturaleza, conflictos entre adecuación e implantación. El hecho de interactuar la normativa interna de este tipo de corporaciones (transposición del régimen jurídico especial de la Iglesia Católica y sus entes) con el régimen jurídico común justifica dicho binomio. A resulta de lo anterior: Los estatutos y sus trasposiciones en régimen interno a todas luces necesitarán una revisión más o menos profunda.

A tenor de lo anterior estoy completamente seguro de que usted, si es o ha sido miembro de Junta de Gobierno, se habrá puesto las manos en la cabeza; a buen seguro por lo que significa estos cambios estructurales de organización en la corporación –corríjame si me equivoco-:

1. Que la propia Junta de Gobierno acepte la existencia del hecho.
2. Que a deducción de lo anterior, el órgano de gobierno, está llamado a tomar conciencia de las implicaciones por cuanto es el órgano que direcciona la Hermandad.
3. En el procedimiento que ello llevará implícito: Constitución de Grupo de Revisión de Reglas, Redacción del nuevo estatuto y su aprobación por Junta de Gobierno, elevación a Cabildo General Extraordinario para su ratificación interna y general, envío a Palacio Arzobispal ¿Tiempo?
4. Comunicación, mediante información y Formación, a todos los Hermanos (como más Costes indirectos del proceso).
5.   ….

Primera conclusión:

El órgano de gobierno se ve en la tesitura de poner en equilibrio las dos naturalezas –laicidad y confesionalidad-, máxime, si su corporación se le reconoce personalidad jurídica civil –esta propiedad le otorga obligaciones, por tanto, la adecuación e implantación de LOPD-.

Y… ¿Dónde pueden estar ese conjunto de amenazas y debilidades, por el binomio expuesto, en el Marco de las Hermandades? Estas pueden ser algunas claves:

1. FICHEROS EN SOPORTE PAPEL Y SU ADECUACIÓN:
En este sentido existe un antes y un después. La línea divisoria la establece la LOPD  por cuanto ésta deroga y amplia simultáneamente el articulado existente de la LORTAD . La primera da respuesta a qué hacer con los ficheros en soporte papel.

En lo relativo a las medidas de seguridad, los ficheros en soporte papel legalizados por la corporación, también le son aplicables los mismos criterios que los propiamente de tipo electrónico. Luego la Junta de Gobierno debe considerar la conservación y su protección como un factor irrenunciable y exigible legalmente.

En cuanto al etiquetado de los soportes, considerando las medidas técnicas y organizativas del Documento de Seguridad, -visto además las sucesivas rotaciones del Órgano de Gobierno-, se hará necesario estandarizar el procedimiento de archivado. De éste modo, se llegará a un estatus de normalización en este sentido y beneficioso también para las generaciones futuras.

2. EL PRINCIPIO DE LA CALIDAD DE DATOS Y SU INFLUENCIA EN LA ESTRUCTURA DE LOS FICHEROS LEGALIZADOS.

Para guardar la debida diligencia en cuanto a recoger, tratar y ceder DCP, la LOPD dispone del instrumento «Principios de la protección de datos» (articulado en su Titulo II – Capítulo I del RLOPD).

Su observancia se constituye en el núcleo central de las Obligaciones del Responsable del Fichero (La propia Hermandad), puesto que es la forma de garantizar la intimidad y demás derechos fundamentales de los Hermanos de la Corporación y otras personas con relación en ésta.

En cuanto al propio de Calidad de los datos, la LOPD dice:

«1.- Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido.» Art. 4.1 LOPD

«2.- Los datos de carácter personal serán exactos y puestos al día de forma que respondan con veracidad a la situación actual del afectado.» Art. 4.3 LOPD

¿Qué debe plantearse la Hermandad en este sentido?

1. Revisar los datos de carácter personal, eliminando de sus bases de datos/tablas, todo aquel campo que se audite como no adecuado, no pertinente y excesivo.
2. Por otro lado, aunque se confía en la buena fe de los Hermanos/as, en cuanto a su actitud frente al cambio de sus Datos de Carácter Personal, no estará demás hacer una revisión del censo de Hermanos/as de carácter general.

3. LA FIGURA DEL CONSORTE Y SU CONSENTIMIENTO.

Ante todo se hace necesario definir qué es consorte y consentimiento del afectado (Hermano/a.)

Consorte
(Del lat. consors, -ortis, participante).

Persona que es partícipe y compañera con otra u otras en la misma suerte.

Consentimiento del Afectado

«Toda manifestación de voluntad, libre, inequívoca, específica e informada, mediante la que el interesado consienta el tratamiento de datos personales que le conciernen.» (artículo 3.h, LOPD)

Por tanto, y dada la naturaleza de la corporación -en cuanto a tipos de datos, estructura y organización del fichero de sus Hermanos/as y Devotos/as- el tratamiento de estos datos sólo puede realizarse si:

1. Se ha recabado el consentimiento expreso  y por escrito del afectado. Por cuanto este tiene DCP considerados como «Datos especialmente protegidos» que le confiere el Nivel de Seguridad Alto.

Así, la Junta de Gobierno, debe plantearse para llevar a efecto una verdadera adecuación lo siguiente:

1. Que la figura del consorte debe ser alusiva a ambos sexos, así mismo, que no sea una acción implícita (alta del consorte a consecuencia de un cónyuge en calidad de Hermano/a de Derecho) puesto que se vulnera las propiedades del consentimiento. Dos esposos, dos actos registrales.
2. Asumir la posible derogación de esta figura en caso de que se atienda sólo a la mujer por cuanto vaya en menoscabo de derechos reconocidos por reglas que se manifieste en agravios comparativos –obsérvese, por ejemplo, el capítulo IV. HERMANOS DE LAS HERMANDADES Y COFRADÍAS de las actuales normas diocesanas hispalenses-, por cuanto puede contravenir el Derecho común y el propio jurídico especial de la Iglesia Católica y sus entes sobre dicha figura.
3. El riesgo implícito por no tener en cuenta las consideraciones anteriores; éste puede manifestarse en sanción por la AEPD –tipificada como grave según el artículo 44.3 de la LOPD- por cuantías entre 60.101,21 € y 300.506,25€.

 

4. LOS MENORES DE EDAD A EFECTO DE LOPD.

A modo de argumento: dados los usos cada vez más intensivos de las TICs en la vida cotidiana, y los riesgos que las mismas entrañan en segmentos de población especialmente vulnerables, en el interés de ofrecer garantías, la legislación actual aborda este asunto desde distintas acepciones jurídicas:

La constitución Española de 1978,

Artículo 18:

«1. Se garantiza el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen.»

«4. La ley limitará el uso de la informática para garantizar el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos.»

Artículo 20:

«4. Estas libertades tienen su límite en el respeto a los derechos reconocidos en este Título, en los preceptos de las leyes que lo desarrollen y, especialmente, en el derecho al honor, a la intimidad, a la propia imagen y a la protección de la juventud y de la infancia.»

Ley Orgánica de Protección Jurídica del Menor, por su artículo 4.

«a. Los menores tienen derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen. Este derecho comprende también la inviolabilidad del domicilio familiar y de la correspondencia, así como del secreto de las comunicaciones.»

De las propias recomendaciones de la AEPD en su publicación «derechos de Niños y Niñas y Deberes de los Padres y Madres» en base a lo dispuesto en El RD 1720/2007, en su artículo 13 «Consentimiento para el tratamiento de datos de menores de edad»; a este respecto:

1. Consentimiento: Si el niño es menor de 14 años se necesita del consentimiento de madres, padres o tutores legales para que se puedan tratar sus datos. Si el niño es mayor de 14 años, y no tiene impedimento legal, podrá consentir por sí mismo.
2. Autorización -no pueden tratarse los datos de menores de 14 años sin solicitarla previamente-
3. No tratar datos de la familia del menor (Salvo para dirigirse a sus padres),
4. Utilizar un lenguaje natural ante el ejercicio del Derecho de Información que se le reconoce,
5. El Uso de los datos debe ser proporcional: Quienes tratan los datos de nuestros niños deben conservarlos asegurando que estén actualizados, no pueden usarlos para fines distintos y deben garantizar su seguridad y secreto. Además los cancelarán cuando ya no sean necesarios

5. LOS DERECHOS ARCO EN EL FICHERO HERMANOS Y DEVOTOS. TRATAMIENTO DE HERMANOS PASIVOS.

El RLOPD  -en su Título III. Derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición- recoge esta serie de derechos fundamentales para los ciudadanos.

El fin de los antedichos, hace que el Responsable del Fichero, garantice un conjunto de acciones a través de las cuales una persona física puede ejercer el control sobre sus datos personales.

A tenor de lo expuesto, esta firma debe destacar:

1. El carácter personalísimo; en este sentido sólo pueden ser ejercidos por el titular de los datos, por su representante legal o por un representante acreditado, de forma que el responsable del fichero puede denegar estos derechos cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del afectado y no se acredite que actúa en su representación.
2. En cuanto a forma y plazos; El ejercicio de estos derechos se debe llevar a cabo mediante medios sencillos y gratuitos puestos a disposición por el responsable del fichero y que están sujetos a plazo, por lo que resulta necesario establecer procedimientos para su satisfacción.

A este respecto, Perkins Human Media, hace las siguientes apreciaciones:

1. Que el Documento de Seguridad incluya los derechos ARCO:

• Como Medidas, normas y procedimientos, reglas y estándares
• Como Procedimientos de  control y seguridad
• A tenor de lo anterior: como registro mecanizado para la gestión de los mismos.

Que en el procedimiento, como medidas técnicas, se considere:

1. Adecuar el conjunto de documentos tanto desde el punto de vista del Ejercicio de Derechos ARCO ante el Responsable del Fichero como los propios de amparo ante la AEPD.
2. Acentuar la propia participación del afectado –Hermano/a.- en los mismos mediante los mecanismos expuestos en el ítem 1 anterior, de modo, que a ser posible no intervenga un tercero no acreditado según su carácter personalísimo.

En cuanto a los Hermanos Fallecidos, inicialmente, no es contemplado este hecho de una forma explícita dentro de la LOPD; sin embargo, sí se hace referencia a ella en el RLOPD y en concreto es en el artículo 2.4 donde se contempla.

’Este reglamento no será de aplicación a los datos referidos a personas fallecidas’. No obstante, las personas vinculadas al fallecido, por razones familiares o análogas, podrán dirigirse a los responsables de los ficheros o tratamientos que contengan datos de éste con la finalidad de notificar el óbito, aportando acreditación suficiente del mismo, y solicitar, cuando hubiere lugar a ello, la cancelación de los datos.

Por otro lado y en el mismo sentido, El Código Civil, artículo 32 expone que:

“la personalidad civil se extingue por la muerte de las personas“, es decir la muerte de una persona determina la extinción de los derechos inherentes a la personalidad.

Conclusiones de este apartado

A.    Respecto de los Hermanos y Devotos VIVOS que han ejercido su Derecho de Cancelación / Oposición la LOPD preceptúa que para el Responsable del Fichero:

1. Deben quedar bloqueados en un fichero alusivo a Hermanos Activos (o trasladados a uno similar para Hermanos Pasivos VIVOS).
2. La notación de los registros en el fichero de Hermanos Pasivos (Vivos), no deben superar los cinco años, desde la fecha en la que se produjo la baja de los hermanos. Todos aquellos que superen dicho tiempo, deben ser eliminados (borrados) de dicho fichero.
3. En consideración con el artículo 5.b del RLOPD, en lo relativo a cancelación:
   Es un «Procedimiento en virtud del cual el responsable cesa en el uso de los datos. La cancelación implicará el bloqueo de los datos, consistente en la identificación y reserva de los mismos con el fin de impedir su tratamiento excepto para su puesta a disposición de las Administraciones públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento y sólo durante el plazo de prescripción de dichas responsabilidades. Transcurrido ese plazo deberá procederse a la supresión de los datos.
4. Respecto a las normas de seguridad –de nivel alto- estos DCP deben quedar protegidos; sólo personal autorizado (usuarios con acceso a los Sistemas de Información) podrán acceder a ellos.
5. Puesto que los DCP del Hermano/a. implicado quedan en estado cancelado y la norma dispone que no se pueden utilizar éstos, en el caso de recuperar el alta del Hermano/a., da lugar a que se deberán pedir de nuevo sus datos.  La fecha de alta inicial no puede ser obtenida del pasivo.
6. El ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición son gratuito; No obstante, si el responsable del fichero ofreciera un procedimiento para hacer efectivo el derecho de acceso y la persona afectada exigiese que el mismo se materializase a través de un procedimiento que implique un coste desproporcionado, surtiendo el mismo efecto y garantizando la misma seguridad, el procedimiento ofrecido por el responsable, éstos, serán de cuenta del afectado.

 

B.    En Cuanto a DCP de fallecidos,

1. Se adonseja que éstos pasen a un fichero lógico distinto del Activo, puesto que se constituye con una finalidad distinta a las propias del Activo.
2. A modo de nota aclaratoria: El fichero alusivo a fallecidos existe no por los Hermanos/as. Inhumados/as en él, sino por las personas de contacto asociadas a cada fallecido. El Carácter de éste, en cuanto a Nivel de Seguridad, se puede registrar como Básico.

Estos, como decía anteriormente, pueden ser factores que determinen una buena estrategia de Implantación en LOPD.

¿Son todos? Cada Hermandad es una identidad única, si bien se rige por normas comunes. La cultura y el clima corporativo existente determina la amplitud del arco de los factores.

Espero haber aportado un poco más de luz, tanto para aquellas Hermandades que han implantado su sistema de LOPD como las que aún estáis en curso.

Seguiremos reflexionando sobre la interacción HERMANDADES y LOPD.

 

Referencias:

1. a.    NORMAS DIOCESANAS PARA HERMANDADES Y COFRADÍAS (Decreto) de 8 de diciembre de 2097; Publicación: 31/12/1997. Arzobispado Hispalense.
2. b.    LEY ORGÁNICA 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal –en adelante LOPD-.
3. c.    REAL DECRETO 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal –RDLOPD en adelante-.
4. d.    CÓDIGO DE DERECHO CANÓNICO (1983)
5. e.    Wikipedia
6. f.    Personalidad jurídica civil de las entidades religiosas: régimen común de asociaciones. María Reyes León Benítez. Profesora de derecho eclesiástico del estado; facultad de derecho de la universidad de Sevilla

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