En la entrada publicada en esta web «Calendario 2017 para la LOPD» se propone cronológicamente la metodología de adecuación a las nuevas disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos Europeo.

Si bien es cierto que su cumplimiento no comienza hasta mayo de 2018, todos los agentes de protección de datos coinciden en sugerir una implementación gradual de modo que los posibles errores producidos queden en el margen del presente año 2017 y no en el periodo de cumplimiento.

Para el mes de  enero de 2017, la propuesta, es la Coordinación de Equipos, Plan de Trabajo.

Coordinación de Equipos
La Coordinación de Equipos, como una unidad formada por los distintos componentes del organigrama corporativo, debe crear sinergias que aporten valores.

La Coordinación de Equipos es satisfactoria cuando todos los empleados conocen lo que aporta su trabajo a la entidad a la que pertenecen, por tanto, la comunicación interna es fundamental para conseguir los resultados esperados.

No obstante, esa sinergia, debe de completarse además con:

1. El enlace de los trabajos para que cada empleado sepa todo lo que los demás hacen,
2. Conocer lo importante que es el trabajo,
3. Eficiencia y,
4. Eficacia.

Recalcar que la coordinación, se debe mantener a lo largo y ancho de toda la empresa, es decir, en toda la empresa debe haber unión de esfuerzos para lograr algo.

Otro factor importante para conseguir la Coordinación de Equipos es la delegación si se sabe utilizar adecuadamente. Otorgar poderes es una actitud de responsabilidad hacia el cumplidor de lo que hace.

Plan de Trabajo
Por Plan se entenderá el conjunto sistemático de actividades que se lleva a cabo para concretar una acción.

Adecuado a la empresa, Plan de Trabajo, será una herramienta que permitirá a la corporación ordenar y sistematizar información notable para poder realizar un trabajo. Por tanto y desde el punto de vista de la Protección de Datos, el Plan de Trabajo, será la coordinación y puesta en Marcha de las medidas técnicas y organizativas.

Para conseguir un buen Plan de trabajo será necesario la interacción de Recursos Humanos, económicos, materiales y tecnológicos disponibles.

Una de las «piedras angulares» del Plan de Trabajo es la cronología. Ésta designa a los responsables y marca metas y objetivos. En nuestro caso será el Responsable del Fichero/Responsable de Seguridad –responsables-, Las tareas a abordar mensualmente –metas- y evidentemente la plena implantación del Sistema –objetivos-.

Para diseñar y posteriormente acometer un Plan de Trabajo que permita el conjunto de objetivos, es importante conocer el proceso para establecer éste.

¿Qué pasos hay que seguir?

1. Creación de una visión del plan,
2. Planteamiento de una estrategia,
3. Establecimiento del citado cronograma,
4. Determinación de las áreas que van a participar,
5. Definición de las tácticas,
6. Alienación de los distintos procesos del proyecto,
7. Asignación de las personas responsables,
8. Establecimiento de las métricas necesarias,
9. Planteamiento y consolidación de las estrategias de despliegue y,
10. Establecimiento de la estrategia de comunicación.

Como elemento de base, ya hacíamos mención a él, será el empleo de las Nuevas Tecnologías –Informática e Internet-. Éstas harán del Plan de Trabajo una tarea sencilla además de facilitar el seguimiento y su gestión. Para este desempeño, existe una amplia gama de software entre los que citaremos:

1. Comindwork, Wrike, Centraldesktop, ProjectPier, Huddle y BaseCamp.
2. OpenProject, MS Project, etc.

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El Plan de Trabajo no tiene por qué ser grupal, puede ser también individual que son aquellos que son realizados por profesionales, a nivel personal, con el claro objetivo de planificar sus labores y de acometer un seguimiento de las mismas para ver si cumplen los objetivos previstos.

El plan de trabajo suele ser válido para un determinado periodo de tiempo. De esta manera, las acciones que propone deben desarrollarse en un cierto plazo –un año en nuestro caso- y los objetivos tienen que ser cumplidos antes de una fecha límite –mayo de 2018-. Al concluir un plan de trabajo (que puede ser mensual o anual, por ejemplo), éste es reemplazado por uno nuevo.

Por último tanto la Coordinación de equipos como los Planes de Trabajo deben de estar enmarcado en  un ciclo de Mejora Continua. Esto es, detectar periódicamente las debilidades y amenazas y corregir las mismas.

Fuente-Información: ©AEPD
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